BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler Amaç
MADDE 1 – Bu yönetmeliğin amacı Destek Hizmetleri Müdürlüğü teşkilat yapısını, hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumluluklarıyla, çalışma usul ve esaslarını belirleyerek, hizmetlerinin daha etkin ve verimli yürütülmesini sağlamaktır.
Kapsam
MADDE 2 – Bu yönetmelik Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün; hukuki statüsünü, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – Bu yönetmelik, 03/07/2005 tarihli ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Bağlayıcılık
MADDE 4 – Dikili Belediye Başkanlığı bünyesindeki ilgili Destek Hizmetleri Müdürlüğü görev alanına giren iş ve işlemlerde ilgili mevzuat hükümlerini yerine getirmek hususunda yetkili ve sorumlu olup, bu yönetmelik hükümleri ile bağlıdırlar.
Tanımlar
MADDE 5 – (a) Bu yönetmelikte geçen;
- Başkan: Dikili Belediye Başkanı’nı,
- Başkan Yardımcısı: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı’nı,
- Başkanlık Makamı: Dikili Belediyesi Başkanlık Makamı’nı,
- Belediye: Dikili Belediyesi’ni,
- Meclis: Dikili Belediye Başkanlığı Meclisi’ni,
- Encümen: Dikili Belediye Başkanlığı Encümeni’ni,
- Müdür: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürü’nü,
- Müdürlük: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nü
- Memur: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Memurlarını,
- Kadrolu İşçi: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Kadrolu İşçilerini,
- 696 KHK Personel: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Geçici İşçilerini,
- Sözleşmeli Personel: Dikili Belediyesi Destek Hizmetleri Sözleşmeli Personelini,
Organizasyon Yapısı
MADDE 6
(a) Destek Hizmetleri Müdürlüğü; üst yönetici olarak Belediye Başkanına veya Başkanının görevlendirdiği ve yetki verdiği Başkan Yardımcısına bağlı olarak çalışmalarını sürdürür.
- Müdürlüğün organizasyon şemasındaki yatay ve dikey hiyerarşik yapılanma; müdürün teklifi, ilgili başkan yardımcısının uygun görüşü ve Belediye Başkanının onayıyla oluşur ve yürürlüğe girer.
- Belediye Başkanı organizasyon yapısını re’sen değiştirmeye yetkilidir.
- Destek Hizmetleri Müdürü hizmet gereklerine uygun olarak, çalıştırılacak personelin dağılımı ve yapılacak işlerle ilgili düzenlemeleri ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yapar.
- Destek Hizmetleri Müdürlüğü; “Araç/Tamir/Bakım/Makine İkmal Birimi”, “Garaj Amirliği”, “Hizmet Binaları Destek Birimi”, “Taşınır Kayıt Kontrol ve Ambar Birimi” ile “İhale ve Evrak Kayıt Birimi”nden oluşur.
Personel Yapısı
MADDE 7 – Müdürlükte uygun nitelik ve sayıda memur, kadrolu işçi, geçici işçi, sözleşmeli personel ve hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel görev yapar.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün Görevleri
MADDE 8 – (a) Müdürlüğün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
- Müdürlüğün faaliyet konularına ilişkin mevzuatı takip etmek ve mevzuatın gereklerini süresi içerisinde yerine getirmek,
- Müdürlüğün diğer idareler nezdinde takibi gereken iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak,
- Stratejik plana, yıllık performans programına, yatırım programına ve müdürlük bütçesine uygun olarak çalışmalarını yürütmek,
- Müdürlüğe gelen yazı ve dilekçeleri süresi içerisinde cevaplamak, 3071 sayılı kanun gereği; dilekçe yoluyla yapılan başvurulara 30 gün içinde yazılı bilgi vermek, işlem safahatının duyurulması halinde alınan sonucu ayrıca bildirmek,
- Başkan ya da ilgili Başkan Yardımcısının bilgisi ve onayıyla, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde, istisnalar dışındaki bilgi ve belgeleri başvuru sahibinin bilgisine sunmak,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında; müdürlüğün ihtiyacı olan her türlü mal alımı, hizmet alımı ile yapım işlerini ihale ve doğrudan temin yolu ile gerçekleştirmek, hak edişlerini düzenlemek, kabullerini yaparak sonuçlandırmak,
- Müdürlüğün görev sahasına giren konularda belediyenin orta ve uzun vadeli stratejilerini ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak,
- Müdürlükçe yapılan işlemlerin kayıtlarının tutulmasını sağlamak, gerektiğinde bunların arşivlenmesini, korunmasını ve muhafazasını sağlamak,
- Belediye bünyesinde bulunan müdürlük ve birimlerin ihtiyacı olan her türlü binek araç, panelvan, kamyonet, kamyon, minibüs, midibüs, otobüs, iş makinesi, yol süpürgesi vb. araçların teminini sağlamak, kullanıma hazır halde bulunmasını sağlamak,
- Belediye bünyesinde bulunan tüm araçlar ve akaryakıtla çalışan makineler için akaryakıt ihtiyacını belirlemek, teminini ve temin edilen akaryakıtın kontrollü kullanımını sağlamak,
- Belediyeye ait resmi araç ve iş makinelerinin tescil, TÜVTÜRK araç muayene işlemleri ve Zorunlu Mali Taşıt Sigortası işlemlerini, trafik para cezası ve otoyol geçiş ücreti işlemlerini yürütmek,
- Belediyeye ait tüm araçların bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak,
- Belediyeye ait tüm araçların sevk ve idaresini gerçekleştirmek,
- Diğer resmi kuruluşlarla yapılacak olan araç alışveriş işlemlerini yürütmek,
- Belediyeye ait tüm hizmet binalarının ve tesislerinin bakım ve onarım faaliyetleri için gerekli malzemelerin temin edilmesini sağlamak,
- Belediyeye ait tüm hizmet binalarının ve tesislerinin elektrik, su, doğalgaz aboneliklerini açmak, nakletmek, sözleşme yapmak, abonelik ile ilgili olarak gerekli fatura ödemelerini yapmak ve her türlü işlemleri takip etmek,
- Belediyenin tüm hizmet binaları ve tesislerinde kullanılmak üzere mobilya ve tefrişat ihtiyaçlarının temin edilmesini sağlamak,
18) Belediyenin tüm hizmet binaları ve tesislerinin ihtiyacı olan makine teçhizat temini, montajı ve yıllık periyodik bakımlarının yapılmasını sağlamak. Belediye hizmet binaları ve tesislerinde bulunan asansörlerin periyodik bakım ve onarımlarının yapılmasını sağlamak,
19) Belediye bünyesinde bulunan tüm birimlerin ve tesislerin ortak nitelikteki ihtiyaçları tespit etmek (temizlik, kırtasiye, vb.), teminini sağlamak ve bu mal ve malzemenin birimlerce ekonomik olarak kullanılmasını sağlamak üzere kayıtlar tutmak,
20) Müdürlük tarafından alımı gerçekleştirilen mal ve malzemelerin Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde iş ve işlemlerini gerçekleştirmek.
Müdürün Görevleri
MADDE 9 – (a) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün görevleri aşağıda belirtildiği gibidir.
- Müdürlük çalışmalarını yasal mevzuata uygun olarak yürütmek, her türlü yasal mevzuat değişikliklerinde müdürlük çalışmalarını yeniden düzenlemek ve çalışanların yasal mevzuata ve değişikliklere uyum sağlamasını temin etmek,
- Müdürlük adına yapılacak harcamalarda harcama yetkilisi ve ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapmak,
- Müdürlüğün görev ve çalışma yönetmeliği hazırlık çalışmalarını yürütmek,
- Müdürlük çalışmalarıyla ilgili gerek duyulduğu takdirde; yönetmelikler ve yönergeler hazırlayarak uygulamaya koymak,
- Müdürlüğün çalışma programlarını (günlük, haftalık, aylık ve yıllık) hazırlamak ve sürekli güncel halde bulundurmak,
- Müdürlük arşivinin oluşturulması ve muhafazasını temin etmek,
- Müdürlüğüne ait taşınırlarla ilgili olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevlendirilmesi ve taşınır kayıt işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
- Müdürlüğe kayıtlı her türlü taşınır ve taşınmaz malların iyi kullanılmasını ve korunmasını sağlamak,
- Belediyenin stratejik planının ve stratejik planda yer alan performans hedef ve göstergelerinin hazırlanmasına katkıda bulunmak,
- Müdürlüğün çalışmalarının stratejik plan ve performans programındaki hedeflerine uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak,
- Müdürlüğün yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlamak,
- Müdürlüğün yıllık bütçe tekliflerini ve varsa yıllık ücret tarifelerini hazırlamak,
- Müdürlüğün varsa yıllık yatırım programını hazırlamak.
Müdürün Yetkileri
MADDE 10 – (a) Müdürlük bünyesinde görev yapan müdürün yetkileri aşağıda belirtildiği gibidir.
1) Müdürlüğü;
- Başkanlık makamına, belediyenin diğer müdürlüklerine, müdürlüğün alt birimlerine ve personeline karşı doğrudan;
- Belediyenin karar organlarına, kamu kurum ve kuruluşlarına, meslek kuruluşlarına ve gerektiğinde gerçek ve tüzel kişilere karşı ise başkanlık makamının izni ve onayıyla, şahsen ya da evrak üzerindeki imzasıyla temsil etmeye,
- Personeli, ekipmanı ve müdürlüğün sahip olduğu bilgi ve kaynakları sevk ve idare etmeye,
- Bütçe ödeneklerini kullanmaya ve harcama talimatı vermeye,
- Gerçekleştirme görevlilerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
- İhalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla ihale kararlarını onaylamaya ya da iptal etmeye ve ihale kararına istinaden harcama yetkilisi sıfatıyla sözleşmeyi imzalamaya,
- Alt birimlerindeki personellere yetki devretmeye ve gerektiğinde devrettiği yetkiyi geri almaya,
- Başkanlık makamına; yeni şeflikler kurma, şeflikleri ayırma ya da birleştirme, şefliklerin adlarını ve fonksiyonlarını değiştirme konusunu teklif etmeye,
- İdari ve teknik konularda talimatlar vermeye, araştırma ve inceleme yapmaya ve yaptırmaya,
- Performans ölçümü ve istatistiki çalışma yapmaya ve yaptırmaya,
- İş ve işlemleri kontrol etmeye ve denetlemeye, iş ve işlemlerle ilgili her türlü bilgi ve belgeyi istemeye,
11) Çalışma grupları oluşturmaya, görevlendirmeler yapmaya,
12) Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemeye ve görevlendirmeye,
13) Görevlerini yerine getirmeyen ve talimatlara uymayan personel hakkında disiplin sürecini başlatmaya,
14) Toplantı düzenlemeye ve toplantıyı yönetmeye,
15) Gerekli gördüğü konularda Hukuk İşleri Birimi’nden başkan yardımcısı ve başkan onayıyla görüş sormaya,
17) İşlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğu önlemek için yasal her türlü tedbiri almaya,
18) Yasal ve diğer şartlara bağlı olarak müdürlüğün görev alanına giren çalışmalarda hizmeti durdurmaya yetkilidir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği ve Koordinasyon, Uygulama Usul ve Esasları
İşbirliği ve Koordinasyon
MADDE 11 – (a) Müdürlük içi iş birliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
- Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki iş birliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
- Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
- Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.
- Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir – teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
- Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.
(b) Müdürlükler arasında iş birliği ve koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür.
(c) Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon aşağıdaki gibi sağlanır.
- Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.
- Müdürlüğe havale edilen her türlü evrak ve dilekçe kayda geçirilip, müdür tarafından ilgili birime havale edilir. Havale edilmiş evrakı veya dilekçeyi alan personel, bu evrak veya dilekçeye mevzuata uygun olarak işlem yapar. Eğer evrakta bir eksiklik veya yanlışlık varsa Müdürün bilgisi dahilinde ilgililere bu yanlış düzelttirilir veya eksiklik tamamlattırılır.
- Tamamlanamayacak veya düzeltilemeyecek bir yanlışlık veya eksiklik söz konusu olduğunda işlem yapılmaz.
- Birimler arasında yazışma, dosyalama, arşivleme gibi konularda standartlaşmaya gidilmesi için zaman zaman iş akış şemaları ve ölçümlemeler kontrol edilir.
- İmza karşılığı alınan veya elektronik ortamda evrak kayıt sistemi üzerinden müdürlüğe aktarılan evrak veya dilekçe, evrak kayıt sistemine kaydı yapıldıktan ve numara verildikten sonra tasnif edilerek havalesi için müdüre sunulur. Müdür tarafından ilgilisine havalesi yapılır. İlgilisi tarafından, teslim alınan evraka yasal süresi içinde gereği yapılır.
- Tüm işlemleri ve imzaları tamamlanan evrak, evrak kayıt sistemi üzerinden numara verildikten sonra ilgili yerlere gönderilmek üzere zimmet defterine kaydı yapılarak veya elektronik ortamda ilgilisine/ilgili müdürlüklere teslim edilir.
- Tüm işlemleri yapılarak ilgilisine gönderilen evrakların müdürlükte kalan sureti konusuna göre dosyasına konur. Arşiv mevzuatına uygun olarak belirli süre birim arşivinde saklandıktan sonra kurum arşivine devredilir.
- Yazışmalarda, Belediye Başkanı veya müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının denetim ve gözetiminde, Dikili Belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ve Yazışma Kuralları ile ilgili yönetmelik hükümlerine göre hareket edilir.
Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları
MADDE 12 – (a) Destek Hizmetleri Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirir.
- 5393 sayılı Belediye Kanunu,
- 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,
- 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
- 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,
- 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,
- 4857 sayılı İş Kanunu,
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
- 6245 sayılı Harcırah Kanunu,
- 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
- 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
- 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,
- 237 sayılı Taşıt Kanunu,
(15) İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik,
(16) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği,
(17) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,
(18) Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,
(19) Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,
(20) İlgili bakanlıkların tebliğ ve genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar.
MADDE 13 – MÜDÜRLÜK BİRİMLERİNİN GÖREVLERİ
A-) Araç, Tamir, Bakım, Makine İkmal Birimi
- Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
- Başkanlıkça onaylanmış çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzeme, gereç, yedek parça ve öteki bütün ihtiyaçları temin etmek, zamanında ve istenen yerde bulundurulmasını sağlayacak tedbirleri almak,
- Belediye bünyesindeki ağır iş makinelerinin, motorlu araçların, sabit makineler ve müteferrik araçların tüm bakım ve onarımlarını yapmak/yaptırmak,
- Söz konusu makine ve araçların yedek parça ihtiyaçlarını sağlamak,
- Belediyeye ait tüm araç ve iş makinelerinin, akaryakıt ve madeni yağlarını temin etmek,
- Araçların trafik sigorta, vize ve egzoz muayenelerini zamanında yapılmasını takip etmek ve yaptırmak,
- Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
B-) Taşınır, Kayıt Kontrol ve Ambar Birimi
- Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
- Taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemekle kayıtlarını taşınırların yönetim dönemi hesabını hazırlayarak harcama yetkilisine sunmak,
- Taşınır kayıt kontrol yetkilileri tüketime veya kullanıma verilen taşınırları ilgililere teslim etmek,
- Taşınır kayıt kontrol yetkilileri taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak,
- Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
- Taşınır kayıt kontrol yetkilisi ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak asgari stok seviyesi altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
- Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
- Taşınır kayıt kontrol yetkilileri harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak ve harcama yetkilisine öneride bulunmak.
- Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
- Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
- Muayene ve kabul işlemi hemen yapılmayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulünü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
- Taşınır ile ilgili tüm süreci Taşınır Mal Yönetmeliğine göre yürütmek.
C-) Garaj Amirliği
- Günlük hizmetlere taşıt ve şoför görevlendirilmesi
(a) Kurumun hizmet birimlerinin günlük taşıt ihtiyaçları imkânlar çerçevesinde karşılanır. Günlük hizmete tahsis edilen taşıtlar ancak resmi hizmetin yerine getirilmesinde kullanılır, kişisel hizmetlerde kullanılamaz.
(b) Hizmet birimlerinin günlük taşıt tahsis taleplerinin karşılanmasında aşağıdaki hususlar gözetilir:
(1) “Taşıt Talep ve Görev Formu” eksiksiz doldurulur. Talep gerekçesinde; aracın hangi görevin ifası için istenildiği, resmi aracın ne zaman ve nereye hareket edeceği açıkça belirtilir. Acil ve zorunlu haller dışında taşıtlar güzergâh dışına çıkarılmaz. Taşıt Talep ve Görev Formu, talep eden büroda görevli memur veya müdür tarafından imzalanır.
(2) Usulüne uygun olarak doldurulan “Taşıt Talep ve Görev Formu” Destek Hizmetleri Müdürü veya Gerçekleştirme Görevlisi tarafından onaylandıktan sonra gereği için Garaj Amirliğine gönderilir. Acil ve gecikmesinde sakınca bulunan hallerde Garaj Amiri onayı yapar.
(3) Heyet, etkinlik, karşılama, uğurlama, toplantı ve benzeri durumlar ile bir program dâhilinde olan taşıt talepleri form kullanılmadan üst yazıyla yapılır ve yazıya görevle ilgili program detayı eklenir.
(c) Bu maddede belirlenen usuller dışında hiçbir şekilde taşıt tahsisi yapılmaz.
2) Garaj amirinin görevlendirilmesi ve sorumlulukları
(1) Destek Hizmetleri Müdürü ve Belediye Başkan Yardımcısı tarafından bir kişi Garaj Amiri olarak görevlendirilir. Garaj Amiri, Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bağlı olarak görev yapar.
(2) Garaj amirinin görevleri şunlardır:
(a) Garajın bakım, temizlik ve intizamını temin etmek ve sağlamak,
(b) Garaj görevlilerini sevk ve idare etmek,
(c) Garaj ile ilgili demirbaşları temin ve muhafaza etmek,
(ç) İdaresine verilen hizmet araçlarının bakım, temizlik işlerini yaptırmak ve bunları hizmete hazır bulundurmak,
(d) Resmi hizmete tahsisli araçların zorunlu mali sorumluluk sigortası, ilgili mevzuat gereği izin verilen hallerde kasko poliçesi, trafik muayeneleri ve gerektiğinde plaka değiştirme işlemlerini takip etmek,
(e) Hizmet araçlarının bakım ve onarımlarını yaptırmak üzere Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bilgi vermek,
(f) Hizmet araçlarının akaryakıt ihtiyaçlarını sağlamak ve kontrolünü yapmak,
(g) Garajda veya hizmet araçlarında meydana gelen hasarları zaman geçirmeden tespit etmek ve amirlerine yazılı olarak bildirmek,
(ğ) Garajın her türlü ihtiyacını tespit edip idareye bildirmek,
(h) Garaj görevlileri arasında görev taksimi ile nöbet listesini yapmak ve bunu görevlilere tebliğ etmek,
(ı) “Taşıt Talep ve Görev Formu” düzenlenmeden hizmet aracı sevk etmemek,
(i) Garajda özel araçların bakım, onarım ve temizliğine müsaade etmemek,
(j) Hizmet araçlarının anahtarları Garaj amirinde bulundurmak,
(k) Göreve sevk edilen her türlü araç ile ilgili göreve yönelik kayıtları tutmak,
(l) Şoförlerin mesaiye ve göreve geliş/gidişlerini takip etmek,
(3) Garaj amiri alınan onaylara, görev çizelgelerine ve emirlere uygun olarak bu hizmetleri en iyi şekilde yerine getirmekle görevlidir.
(4) Garaj amirinin izinli veya raporlu olması halinde Destek Hizmetleri Müdürü başka bir kişiyi Garaj Amiri olarak görevlendirir.
3) Şoförlerin görevleri
(a) Garaj amiri tarafından kendilerine zimmetle teslim edilen araçları en iyi şekilde korumak, her an göreve gidecekmiş gibi hazır bulundurmak ve temiz tutmak,
(b) Taşıtta bulundurulması gereken evrak ve avadanlığı eksiksiz olarak bulundurmak,
(c) Taşıt Talep ve Görev Formunu imzalı bir şekilde almak ve görev dönüşünde bu formu garaj amirine teslim etmek,
(ç) Taşıtta meydana gelen arızaları ve hasarları en kısa sürede garaj amirine bildirmek,
(d) Taşıt bakım ve onarım işlerinde Destek Hizmetleri Müdürlüğünce belirlenecek yerlerde yaptırmak,
(e) Teslim aldıkları taşıtların noksanlıklarını zamanında tespit ederek Garaj amirine bildirmek,
(f) Taşıtların yakıt ikmali için Destek Hizmetleri Müdürlüğünce öngörülen usullere göre belirlenen akaryakıt istasyonlarından sağlamak,
(g) Kazalarda veya oluşabilecek hasarlarda zarar ve ziyanı zaman geçirmeden tespit etmek ve Garaj amirine yazılı olarak bildirmek,
(ğ) Sorumlu olduğu aracın zorunlu mali sorumluluk sigortası, kasko poliçesi ve araç muayene başlangıç ve son geçerlilik sürelerini takip etmek, son geçerlilik tarihinden 30 gün önce yeni sigorta, poliçe ve muayene hizmeti satın alınması için Garaj Amirine bilgi vermek,
(h) Resmi hizmete tahsisli araçlarda siren ve çakarları mevzuata aykırı kullanmamak,
(ı) Garaj Amirinin emir ve talimatlarını yerine getirmek,
(i) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması için, 237 sayılı Taşıt Kanunun (1) ve (2) sayılı cetvellerdeki taşıtlar hariç, kendilerine tahsisli resmi aracın günlük olarak kaç km yaptığını her gün kayıt altına alarak tutulan formları takip eden ayın 5 inci gününe kadar garaj amirine teslim etmek,
(j) Kurul ulaşım hizmetlerinin etkili, süratli ve verimli sunulabilmesi için izin, rapor, vb. durumlarda mazeret ve izin taleplerini Garaj Amiri ile Destek Hizmetleri Müdürlüğüne yazılı olarak sunmak,
(k) İl dışında resmi olarak düzenlenen toplantı, tören, konferans, seminer, sempozyum, çalıştay gibi etkinliklere Kurulu temsilen katılan kişilerin resmi araçla katılması halinde, hareket saatinden önce Destek Hizmetleri Müdürlüğüne bilgi vererek taşıt il dışı görevlendirme onayının alınmasını istemek,
Ç-) İhale ve Evrak Kayıt Biriminin Görevleri
1) Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir.
2) Belediye birimlerinin ortak ihtiyaçlarına yönelik Mal ve Hizmet alımlarını;4734 Sayılı KİK, 2886 Sayılı kanun, 5393 Sayılı Belediye Kanunları doğrultusunda yapmak,
3) Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek.
4) Mali yılbaşında ilgili birimlerce talep edilen veya senesi içerisinde yeniden gereksinim duyulan mal ve hizmetleri İç ve Dış Piyasalardan mevcut yasa ve yönetmelikler dahilinde temin etmek.
5) Dış piyasalardan temin edilen malzemenin akreditif, yurda nakil, ithal ve sigorta ile ilgili işlemlerini yapmak.
6) Gerek dış piyasadan ve gerekse iç piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak,
7) Birimlerden gelen ihtiyaç ve taleplerin cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak.
8) İç ve dış birimlerle yapılan yazışmaları yapmak ve kaydını tutmak,
9) Gelen ve giden evrakların kayıtlarını tutmak ve takibini yapmak,
10) Tahmini bedel tespiti yapmak ve teklif almak,
11) İhale ilanlarını mevzuata uygun olarak yapmak,
12) Tespit edilen tahmini bedelleri ve alınan teklifleri İdari ve Teknik şartnameleri dahilinde tetkik ve karşılaştırarak elde edilen neticeyi gerekli evrak ve dokümanlarla birlikte ihale komisyonuna arz etmek,
13) İhale kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, sözleşmeler hazırlamak ve sonuçlarını takip etmek,
14) Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Müdür’e karşı sorumludur. Müdür tarafından, mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.
D-) Hizmet Binaları Destek Birimi
- Amirlerin sözlü ve yazılı talimatlarını yerine getirir,
- Ana hizmet binalarının gece ve gündüz güvenlik sistemini kontrol etmek,
- Hizmet binalarının elektrik, sıhhi tesisat, asansör ve ısıtma sistemlerinin montaj, bakım, onarımını yapmak/yaptırmak,
- Ana hizmet binalarının genel temizliğini yapmak/yaptırmak,
- Hizmet binalarında birimler arası evrak akışını sağlamak,
- Teknik ekiplerin stok seviye ihtiyaçlarını tespit etmek, gidermek, hizmet akışını sağlamak ve kontrolünü yapmak,
- Hizmet binalarında yer alan elektrik ve su sayaçlarının periyodik kontrollerini yapmak/yaptırmak,
- Hizmet binalarında yer alan asansörlerin ilgili mevzuat kapsamında aylık bakımları ile periyodik kontrollerinin yapılmasını sağlamak,
- Hizmet binalarında yer alan merkezi ısıtma sistemlerinin periyodik kontrollerini sağlamak,
Denetim Yapılması
MADDE 14– Destek Hizmetler Müdürü hiyerarşik yapıya uygun birimindeki personelin denetiminden sorumludur. Tespit edilen aksaklıkları zaman geçirmeden ilgili yasalar doğrultusunda çözecektir. Her türlü disiplinsiz davranışlarda ilgililer hakkında 657 sayılı Devlet memurları Kanunu ve İş Kanunları ve Toplu İş Sözleşmesi hükümlerine göre işlem yapılacaktır.
Son Hükümler
Yönetmelikte Yer Almayan Hususlar
MADDE 15 – (a) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 16 – (a) Bu yönetmelik, Dikili Belediye Meclisi tarafından kabulü ve Dikili Belediyesi’nin internet sitesinde ilanı ile yürürlüğe girer.
Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat
MADDE 17 – (a) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesi ile Dikili Belediye Meclisi’nin …/…/….. tarih ve …. sayılı kararı ile kabul edilen “Fen İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kalkar.
Yürütme
MADDE 18– (a) Bu yönetmelik hükümlerini müdür yürütür.